Unterlagen zur Hausübergabe: Diese Dokumente gehören in euren digitalen Hausordner

Euer Fertighaus ist fertig, die Schlüssel liegen bereit und der Einzug kann beginnen. Bei der Hausübergabe solltet ihr jedoch nicht nur an Schlüssel, Zählerstände und sichtbare Mängel denken. Ebenso wichtig ist ein vollständiger Satz aus Bauplänen, Prüfprotokollen, Nachweisen, Rechnungen, Bedienungsanleitungen und Zugangsdaten. Wir zeigen euch, welche Unterlagen bei der Hausübergabe in euren digitalen Hausordner gehören und wie ihr sie sinnvoll organisiert.

Beim Hausbau entstehen über Monate hinweg zahlreiche Dokumente. Einige davon benötigt ihr nur während der Planung. Andere können noch Jahrzehnte später wichtig werden – zum Beispiel bei einem Schaden, einer Wartung, einem Umbau oder dem Verkauf des Hauses.

Trotzdem landen die Unterlagen nach dem Einzug häufig in mehreren Aktenordnern, E-Mail-Postfächern, Kundenportalen und Cloud-Verzeichnissen. Spätestens wenn eine Leitung angebohrt wird, ein Ersatzteil benötigt wird oder ein Baumangel auftritt, beginnt die Suche.

Ein digitaler Hausordner verhindert genau das. Er bündelt alle Informationen zu eurem Gebäude an einem zentralen Ort und wird damit gewissermaßen zur Bedienungsanleitung für euer Fertighaus.

Warum ein digitaler Hausordner so wichtig ist

Ein vollständiger Hausordner erleichtert euch den Alltag als Eigentümer erheblich. Ihr könnt schneller nachvollziehen,

• wo Strom-, Wasser- und Heizungsleitungen verlaufen,
• welche Materialien verbaut wurden,
• welche Einstellungen die Haustechnik bei der Inbetriebnahme hatte,
• wann Wartungen fällig werden,
• welche Gewährleistungs- und Garantiefristen laufen,
• wer der richtige Ansprechpartner bei einem Defekt ist und
• welche Nachweise für Förderungen, Versicherungen oder Behörden vorliegen.

Besonders wertvoll wird die Dokumentation bei späteren Veränderungen. Möchtet ihr eine Wand versetzen, einen Fernseher befestigen, eine Markise montieren oder die Photovoltaikanlage erweitern, braucht ihr verlässliche Bestandspläne.

Auch bei einem späteren Verkauf können vollständige Bauunterlagen ein Vorteil sein. Interessenten erhalten einen besseren Überblick über Bauweise, Haustechnik, energetischen Standard und durchgeführte Wartungen.

Das Wichtigste auf einen Blick

✓ Fordert nicht nur Planungsunterlagen, sondern die tatsächlich ausgeführten Bestandspläne an.
✓ Sichert das Abnahmeprotokoll, sämtliche Mängellisten und die Nachweise über deren Erledigung.
✓ Lasst euch Prüf-, Inbetriebnahme- und Einregulierungsprotokolle der Haustechnik übergeben.
✓ Übernehmt alle Administratorzugänge, Lizenzen und Wiederherstellungscodes.
✓ Bewahrt wichtige Originale weiterhin in Papierform auf.
✓ Erstellt mindestens eine zusätzliche, getrennte Datensicherung.

Was ist ein digitaler Hausordner?

Ein digitaler Hausordner ist eine strukturierte Bauakte, in der ihr sämtliche Dokumente zu eurem Haus dauerhaft speichert. Dabei geht es nicht darum, alle Dateien wahllos in einem Cloud-Verzeichnis abzulegen.

Ein guter Hausordner enthält:

• eine übersichtliche Ordnerstruktur,
• verständliche Dateinamen,
• eindeutig gekennzeichnete Dokumentversionen,
• eine Liste aller vorhandenen und noch fehlenden Unterlagen,
• Wartungs- und Fristerinnerungen,
• getrennt gesicherte Zugangsdaten und
• mindestens eine zusätzliche Sicherungskopie.

Die digitale Bauakte ersetzt nicht zwangsläufig alle Papierunterlagen. Unterschriebene Verträge, notarielle Dokumente, Originalbescheinigungen und Abnahmeprotokolle solltet ihr zusätzlich im Original aufbewahren. Die digitale Version dient als schnell verfügbare Arbeitskopie und als Absicherung gegen Verlust.

Hausübergabe und Bauabnahme sind nicht dasselbe

Die Begriffe Hausübergabe und Bauabnahme werden häufig gleichbedeutend verwendet. Tatsächlich solltet ihr beide Vorgänge voneinander unterscheiden.

Bei der Hausübergabe erhaltet ihr typischerweise die Schlüssel, Zugangsmittel, Dokumente und Einweisungen. Die Bauabnahme ist dagegen ein rechtlich bedeutsamer Schritt.

Mit der Bauabnahme beginnt bei Bauwerken regelmäßig die Verjährungsfrist für Mängelansprüche. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch beträgt diese bei Bauwerken grundsätzlich fünf Jahre und beginnt mit der Abnahme. Vertragliche Besonderheiten können jedoch eine Rolle spielen. Weitere Details findet ihr in unserem Beitrag zur Gewährleistung beim Fertighaus und in § 634a BGB.

Beide Termine können am selben Tag stattfinden, müssen es aber nicht. Fehlende Unterlagen solltet ihr deshalb ausdrücklich im Übergabe- beziehungsweise Abnahmeprotokoll aufführen. Haltet fest,

• welches Dokument fehlt,
• wer es liefern muss,
• in welchem Format es übergeben werden soll und
• bis wann die Übergabe erfolgen muss.

Bestätigt nicht vorschnell, dass alle Dokumente vollständig vorliegen, wenn ihr die Dateien noch nicht öffnen und prüfen konntet.

Muss der Fertighausanbieter alle Bauunterlagen herausgeben?

Eine allgemeingültige Liste, nach der jeder Fertighausanbieter automatisch sämtliche internen Planungs- und Projektdokumente herausgeben muss, gibt es nicht.

Bei einem Verbraucherbauvertrag verpflichtet § 650n BGB den Unternehmer allerdings dazu, bestimmte Planungs- und Nachweisunterlagen zu erstellen und dem Verbraucher auszuhändigen. Erfasst werden insbesondere Unterlagen, die benötigt werden, um gegenüber Behörden die Einhaltung öffentlich-rechtlicher Vorgaben nachzuweisen.

Die konkrete Pflicht hängt unter anderem davon ab, welche Planungen der Unternehmer übernimmt und welche Vorgaben von euch oder einem separat beauftragten Planer stammen.

Die gesetzliche Regelung ersetzt daher keine ausführliche Dokumentenliste im Bauvertrag für euer Fertighaus. Besonders wichtige Unterlagen wie Bestandspläne, Leitungsverläufe, Projektdateien des Smart Homes oder detaillierte Einregulierungsprotokolle solltet ihr ausdrücklich vereinbaren.

Am besten klärt ihr bereits vor Vertragsabschluss:

• welche Unterlagen ihr erhaltet,
• ob ihr Papier- und Digitalversionen bekommt,
• welche Dateiformate geliefert werden,
• ob die Pläne den tatsächlich ausgeführten Stand zeigen,
• wann die Unterlagen übergeben werden und
• ob Konfigurations- und Projektdateien der Haustechnik dazugehören.

Wichtiger Hinweis

Rechtliche und vertragliche Anforderungen können sich je nach Vertrag, Bauvorhaben und Einzelfall unterscheiden. Dieser Beitrag bietet euch eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung.

Welche Unterlagen gehören bei der Hausübergabe in den Hausordner?

Der genaue Umfang hängt von eurem Gebäude, dem Vertrag, der technischen Ausstattung, dem Bundesland und möglichen Förderprogrammen ab. Die folgende Checkliste bietet euch eine umfassende Orientierung.

1. Bauvertrag, Leistungsbeschreibung und Nachträge

Die vertraglichen Unterlagen bilden die Grundlage für mögliche Ansprüche. Speichert deshalb nicht nur den unterschriebenen Bauvertrag, sondern auch alle Bestandteile, auf die darin verwiesen wird.

• Bauvertrag und Anlagen
• Bau- und Leistungsbeschreibung
• Vertragspläne
• Zahlungsplan
• Termin- beziehungsweise Bauzeitenplan
• Festpreis- und Preisbindungsklauseln
• Bemusterungsprotokoll
• Sonderwunschvereinbarungen
• Nachträge und Änderungsaufträge
• Gutschriften und Minderleistungen
• relevante Gesprächs- und Baustellenprotokolle

Gerade beim Fertighaus verändern sich während der Bemusterung häufig Ausstattung, Materialien oder technische Details. Bewahrt deshalb nicht nur das ursprüngliche Angebot auf, sondern auch eine abschließende Übersicht aller Änderungen und Mehrpreise.

2. Genehmigungen und behördliche Unterlagen

In diesen Bereich gehören alle Dokumente, die die Genehmigung und rechtmäßige Errichtung eures Hauses betreffen.

• Baugenehmigung und Nachträge
• genehmigter Lageplan
• Bauantragsunterlagen
• Abweichungen und Befreiungen
• Entwässerungsantrag und Genehmigung
• Nachweise über Stellplätze oder Zufahrten
• Vermessungsunterlagen
• Prüfstatik oder statische Nachweise
• Brandschutz- und Schallschutznachweise
• Bescheinigungen über erforderliche Abnahmen
• Fertigstellungsanzeige
• Schornsteinfegerbescheinigungen
• Nachweise zu Hausanschlüssen

Welche Dokumente erforderlich sind, unterscheidet sich je nach Bundesland, Gemeinde und Bauvorhaben. Prüft deshalb zusätzlich, welche Unterlagen eure zuständige Bauaufsichtsbehörde verlangt.

3. Bestandspläne und Revisionsunterlagen

Planungsunterlagen zeigen, wie das Haus ursprünglich gebaut werden sollte. Nach der Bauausführung können sich jedoch einzelne Leitungen, Anschlüsse oder Bauteile verschoben haben.

Entscheidend sind deshalb Bestands- oder Revisionspläne. Sie bilden den tatsächlich ausgeführten Zustand ab. Unser Beitrag zum Thema Baupläne lesen und verstehen hilft euch dabei, die wichtigsten Angaben einzuordnen.

Fordert nach Möglichkeit folgende Unterlagen an:

• endgültige Grundrisse
• Schnitte und Ansichten
• Werk- und Ausführungspläne
• Fundament- und Bodenplattenpläne
• Dach- und Entwässerungspläne
• Elektroinstallationspläne
• Stromlauf- und Verteilerpläne
• Sanitär- und Rohrleitungspläne
• Heizungs- und Fußbodenheizungspläne
• Lüftungspläne
• Netzwerk- und Multimediaanschlüsse
• Außenleitungs- und Hausanschlusspläne

Beim Fertighaus sind außerdem Pläne zu Wandverstärkungen besonders wertvoll. Sie zeigen, wo später schwere Gegenstände wie Küchenhängeschränke, Waschtische, Fernseher oder Vordächer befestigt werden können.

Achtet darauf, dass die Pläne mit einem Datum, einer Versionsnummer und einem eindeutigen Bearbeitungsstand versehen sind. Eine Datei mit der Bezeichnung „Vorplanung“ oder „Entwurf“ ist kein verlässlicher Bestandsplan.

Fotos von verdeckten Bauteilen ergänzen

Nicht alle Informationen lassen sich in Plänen eindeutig darstellen. Ergänzt euren Hausordner deshalb um Fotos, die während der Bauphase entstanden sind.

• Leitungen vor dem Verschließen der Wände
• Heizschleifen vor dem Einbringen des Estrichs
• Abdichtungen im Keller und in Bädern
• Anschlüsse an Fenstern und Türen
• Durchdringungen der luftdichten Gebäudehülle
• Dachaufbau und Dämmung
• Hausanschlüsse und Außenleitungen
• Wandverstärkungen und Unterkonstruktionen

Ordnet die Bilder nach Raum und Bauphase. Ein Foto namens IMG_6382.jpg hilft euch Jahre später kaum weiter. Besser wäre zum Beispiel 2026-04-18_Kueche_Nordwand_Elektroleitungen.jpg.

4. Abnahme-, Übergabe- und Mängelunterlagen

Das Abnahmeprotokoll gehört zu den wichtigsten Dokumenten des gesamten Bauprojekts. Darin sollten alle erkennbaren Mängel, Restarbeiten und Vorbehalte festgehalten werden.

• unterschriebenes Abnahmeprotokoll
• Übergabeprotokoll
• vollständige Mängelliste
• Foto- und Videodokumentation
• Gutachten eines Sachverständigen
• vereinbarte Fristen zur Mängelbeseitigung
• Schriftverkehr zu Mängeln
• Bestätigungen über erledigte Arbeiten
• Protokolle über Nachabnahmen
• Schlüssel- und Transponderliste
• Zählerstände zum Übergabetag

Speichert auch die Kommunikation nach der Abnahme. Eine chronologische Dokumentation kann später helfen, nachvollziehbar darzustellen, wann ihr einen Mangel gemeldet habt und wie das Unternehmen darauf reagiert hat.

5. Energieausweis und energetische Nachweise

Bei einem Neubau muss der Eigentümer sicherstellen, dass der Energieausweis unverzüglich nach Fertigstellung ausgestellt und ihm übergeben wird. Ein Energieausweis wird grundsätzlich für zehn Jahre ausgestellt.

Die gesetzlichen Vorgaben findet ihr in § 80 GEG. Weitere praktische Informationen liefert unser Beitrag zum Energieausweis beim Neubau.

Darüber hinaus können folgende Unterlagen wichtig sein:

• Energiebedarfsausweis
• GEG-Nachweis
• Berechnungen zum energetischen Standard
• Wärmebrückennachweis
• Luftdichtheitskonzept
• Protokoll des Blower-Door-Tests
• Nachweise zur Dämmung
• Heizlastberechnung
• Berechnung zum sommerlichen Wärmeschutz
• Dokumentation des Energieeffizienz-Experten

Der Energieausweis allein ersetzt diese Detailunterlagen nicht. Möchtet ihr später die Heizung verändern, Fenster austauschen oder einen Anbau planen, können die ursprünglichen Berechnungen sehr hilfreich sein.

6. Förderunterlagen und Nachhaltigkeitsnachweise

Habt ihr eine KfW-Förderung oder ein anderes Förderprogramm genutzt, solltet ihr alle dazugehörigen Unterlagen geschlossen archivieren.

• Förderzusage
• Bestätigung zum Antrag
• Bestätigung nach Durchführung
• Nachweise des Energieeffizienz-Experten
• Rechnungen und Zahlungsbelege
• technische Produktnachweise
• Fotodokumentationen
• Nachhaltigkeitszertifikate
• QNG- oder DGNB-Unterlagen
• Kommunikation mit Bank und Förderstelle

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem jeweiligen Förderprogramm. Die KfW empfiehlt für förderrelevante Unterlagen grundsätzlich eine strukturierte Bauakte und nennt bei ihren Qualitätskontrollen eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren.

Verlasst euch nicht darauf, dass eure Bank, der Energieberater oder der Fertighausanbieter die Unterlagen dauerhaft für euch speichert. Weitere Hinweise findet ihr bei der KfW zur Qualitätssicherung.

7. Heizungs- und Warmwassertechnik

Moderne Heizsysteme lassen sich ohne ihre Ausgangseinstellungen und Inbetriebnahmedaten später nur schwer optimal betreiben.

• Bedienungs- und Montageanleitungen
• Inbetriebnahmeprotokoll
• Hersteller und genaue Typenbezeichnung
• Seriennummern
• Heizlastberechnung
• hydraulischer Abgleich
• Einstellwerte der Heizkreise
• ursprüngliche Heizkurve
• Volumenströme und Vorlauftemperaturen
• Einstellungen der Warmwasserbereitung
• Dokumentation des Heizstabs
• Angaben zu Pufferspeicher und Warmwasserspeicher
• Wartungsplan
• Kontaktdaten des Fachbetriebs

Notiert euch zusätzlich, welche Einstellungen bei der Übergabe aktiv waren. Werden Werte später verändert, könnt ihr zum Ausgangszustand zurückkehren.

8. Kontrollierte Wohnraumlüftung

Bei einer zentralen oder dezentralen kontrollierten Wohnraumlüftung benötigt ihr mehr als nur die Bedienungsanleitung.

• Lüftungsplanung
• Verlauf und Dimension der Luftkanäle
• Einregulierungsprotokoll
• gemessene Luftmengen
• Zuordnung der Zu- und Abluftventile
• Filterklassen und Filtergrößen
• Reinigungs- und Wartungsintervalle
• Einstellungen der Betriebsstufen
• Zugang zur App oder Steuerung
• Kontaktdaten des Lüftungsfachbetriebs

Lasst euch zeigen, wie ihr Filter wechselt, Warnmeldungen zurücksetzt und die Anlage bei längerer Abwesenheit betreibt. Dokumentiert diese Einweisung kurz mit eigenen Notizen oder einem Video.

9. Elektroinstallation und Netzwerktechnik

Die Elektroausstattung eines modernen Fertighauses umfasst weit mehr als Steckdosen und Lichtschalter.

• Elektroinstallationsplan
• Stromkreis- und Sicherungsverzeichnis
• Verteilerplan
• Prüf- und Messprotokolle
• Angaben zu Fehlerstrom- und Überspannungsschutz
• Dokumentation einer Blitzschutzanlage
• Netzwerkplan
• Belegung des Netzwerkschranks
• Zuordnung von LAN-Dosen und Patchfeldern
• Lage von Leerrohren
• Dokumentation von Außenanschlüssen
• Konfiguration von Türkommunikation und Alarmanlage

Ein gut beschriftetes Sicherungsverzeichnis spart euch im Alltag viel Zeit. Formulierungen wie „Zimmer 1“ oder „Steckdosen oben“ sind dagegen wenig hilfreich. Ergänzt die Beschriftung gegebenenfalls direkt nach dem Einzug.

10. Photovoltaik, Batteriespeicher und Wallbox

Besitzt euer Fertighaus eine Photovoltaikanlage, solltet ihr die technischen und formalen Unterlagen getrennt von der übrigen Elektroinstallation archivieren.

• Modul- und Wechselrichterdatenblätter
• String- und Belegungsplan
• Inbetriebnahmeprotokoll
• Seriennummern
• Netzanschlussunterlagen
• Einspeisevertrag beziehungsweise Netzbetreiberkommunikation
• Dokumentation des Batteriespeichers
• Einstellungen des Energiemanagementsystems
• Wallbox-Unterlagen
• Zugangsdaten zu Herstellerportalen
• Garantiebedingungen
• Registrierungsbestätigung des Marktstammdatenregisters

Betreiber von Stromerzeugungsanlagen müssen sich und ihre Anlagen im Marktstammdatenregister registrieren. Speichert deshalb auch die Registrierungsnummern und die Bestätigung dauerhaft ab. Weitere Informationen findet ihr bei der Bundesnetzagentur.

11. Smart Home, Apps und digitale Zugangsdaten

Bei digitaler Haustechnik wird die Dokumentenübergabe schnell zur Kontenübergabe. Es reicht nicht, wenn der Monteur euch zeigt, wie ihr das Licht mit dem Smartphone einschaltet.

Ihr benötigt für jedes System:

• Eigentümer- beziehungsweise Administratorkonto
• verwendete E-Mail-Adresse
• Geräte- und Anlagenkennungen
• Lizenzschlüssel
• Wiederherstellungs- und Notfallcodes
• Projekt- und Konfigurationsdateien
• lokale IP-Adressen und Netzwerkinformationen
• Dokumentation eingerichteter Automationen
• Angaben zu Fernwartungszugängen
• Kontaktdaten des Systemintegrators

Prüft, ob das Konto tatsächlich euch gehört oder weiterhin über den Fachbetrieb verwaltet wird. Ändert übergebene Standard- und Einmalpasswörter. Nicht mehr benötigte Fernzugriffe des Installateurs solltet ihr deaktivieren oder klar begrenzen.

Speichert Passwörter nicht unverschlüsselt gemeinsam mit Bauplänen und Rechnungen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt Passwortmanager und – soweit angeboten – eine Zwei-Faktor-Authentisierung.

Auch Smart-Home-Zugänge sollten damit zusätzlich geschützt werden. Mehr dazu erfahrt ihr in den Empfehlungen des BSI zur Passwortverwaltung.

12. Bedienungsanleitungen, Garantien und Wartungspläne

Bedienungsanleitungen stehen häufig online zur Verfügung. Trotzdem solltet ihr die zu eurem konkreten Gerät passende Version lokal speichern. Herstellerseiten, Apps und Produktnamen können sich verändern.

Archiviert für alle wichtigen Bauteile und Geräte:

• Bedienungs- und Montageanleitung
• Produktdatenblatt
• Modell- und Seriennummer
• Kauf- beziehungsweise Einbaudatum
• Garantieurkunde
• Garantiebedingungen
• vorgeschriebene Wartungsintervalle
• Wartungsnachweise
• Kontaktdaten von Hersteller und Fachbetrieb

Relevant ist dies unter anderem für Wärmepumpe, Lüftungsanlage, Photovoltaik, Speicher, Wallbox, Fenster, Haustür, Rollläden, Raffstores, Garagentor, Wasserenthärtung, Hebeanlage, Pumpen, Rückstauschutz, Rauchwarnmelder, Alarmtechnik und Smart-Home-Komponenten.

Achtet auf Garantiebedingungen, die regelmäßige Wartungen voraussetzen. Tragt diese Termine direkt in euren Kalender ein.

13. Material-, Farb- und Produktlisten

Ein kleines Detail kann Jahre später großen Aufwand vermeiden: Dokumentiert die genaue Bezeichnung aller sichtbaren Materialien.

• Wand- und Fassadenfarben
• Putzsysteme
• Bodenbeläge
• Fliesen und Fugenfarben
• Dachziegel
• Fensterprofile und Beschläge
• Innentüren
• Sanitärobjekte und Armaturen
• Schalterprogramm
• Arbeitsplatten und Fronten

Hebt außerdem einige Ersatzfliesen, Dielen, Dachziegel und Farbreste auf. Vermerkt im Hausordner, wo die Materialien lagern.

14. Rechnungen, Zahlungsbelege und Versicherungsunterlagen

Rechnungen sind nicht nur für eure Kostenkontrolle wichtig. Sie dienen auch als Nachweis für Gewährleistung, Garantie, Förderung, Versicherung und spätere Modernisierung.

Privatpersonen müssen Rechnungen und vergleichbare Zahlungsnachweise für bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück nach § 14b UStG mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für Bauherren ist eine deutlich längere Archivierung sinnvoll – idealerweise für die gesamte Besitzdauer oder zumindest so lange, wie das betreffende Bauteil vorhanden ist.

• Schlussrechnung des Fertighausanbieters
• Handwerkerrechnungen
• Rechnungen für Eigenleistungen und Materialien
• Zahlungsbelege
• Versicherungsverträge
• Schadensmeldungen
• Gutachten und Regulierungsschreiben
• Gebäude- und Elementarversicherung
• Versicherungsnachweise für Photovoltaik oder Haustechnik

Eine sinnvolle Ordnerstruktur für eure digitale Bauakte

Die folgende Struktur lässt sich auf einem Computer, einem Netzwerkspeicher oder in einer geschützten Cloud anlegen:

00_Uebersicht_und_Dokumentenliste
01_Bauvertrag_und_Leistungsbeschreibung
02_Bemusterung_Nachtraege_Kosten
03_Genehmigungen_und_Behoerden
04_Bauplaene_und_Bestandsplaene
05_Baufotos_und_Bautagebuch
06_Abnahme_Uebergabe_Maengel
07_Energieausweis_GEG_Foerderung
08_Heizung_Warmwasser
09_Lueftung
10_Elektro_Netzwerk
11_Photovoltaik_Speicher_Wallbox
12_SmartHome_Zugangsdaten
13_Anleitungen_Garantien_Wartung
14_Rechnungen_Versicherungen
15_Materialien_Farben_Ersatzteile
16_Spaetere_Wartungen_Umbauten

Erstellt im ersten Ordner eine Dokumentenübersicht. Erfasst zu jedem Dokument mindestens:

• Dokumentenname: zum Beispiel Abnahmeprotokoll, Elektroplan oder Energieausweis
• Datum: Ausstellungs-, Prüf- oder Übergabedatum
• Version: Entwurf, Revision oder finaler Stand
• Zuständiger Ansprechpartner: Fertighausanbieter, Fachbetrieb, Planer oder Behörde
• Original vorhanden: ja oder nein
• Status: vollständig, fehlt, muss geprüft oder muss nachgereicht werden

Beispiel für eure Dokumentenliste

➤ Abnahmeprotokoll – final, unterschrieben und vollständig
➤ Elektroplan – Revisionsstand 3, Original noch anfordern
➤ Lüftungsprotokoll – fehlt, Nachreichfrist im Übergabeprotokoll vermerkt
➤ Energieausweis – final, digital und im Original vorhanden

Dateien richtig benennen

Ein einheitlicher Dateiname erleichtert die spätere Suche. Bewährt hat sich folgende Struktur:

Datum_Dokument_Gewerk_Version_Status

Ein Beispiel:

2026-07-15_Abnahmeprotokoll_Fertighausanbieter_v1_unterschrieben.pdf

Weitere sinnvolle Statusangaben sind Entwurf, zur Prüfung, freigegeben, final, ausgeführt, unterschrieben oder ersetzt.

Löscht alte Versionen nicht sofort. Verschiebt sie in einen Unterordner mit der Bezeichnung „Archiv“, damit Änderungen später nachvollziehbar bleiben.

So prüft ihr die Unterlagen vor der Hausübergabe

Fordert die Dokumentenliste nicht erst während des Übergabetermins an. Übermittelt eure Checkliste frühzeitig an den Fertighausanbieter und bittet um eine vorläufige Übersicht.

1. Lassen sich alle Dateien öffnen?
2. Sind Pläne gut lesbar und vollständig?
3. Handelt es sich um den finalen Ausführungsstand?
4. Stimmen Hausnummer, Grundstück und Projektbezeichnung?
5. Sind Datum und Version erkennbar?
6. Sind erforderliche Unterschriften enthalten?
7. Fehlen einzelne Protokolle oder Anlagen?
8. Besitzt ihr alle Administratorrechte?
9. Funktionieren Wiederherstellungscodes und Zugänge?
10. Sind offene Punkte im Übergabeprotokoll vermerkt?

Besonders bei Kundenportalen solltet ihr alle Dateien herunterladen. Der Zugang kann nach Abschluss des Bauprojekts eingeschränkt oder abgeschaltet werden.

Den digitalen Hausordner sicher speichern

Eure Bauakte enthält sensible Informationen. Grundrisse, Leitungsverläufe, Alarmtechnik, Zugangsdaten und Finanzierungsunterlagen sollten nicht frei zugänglich gespeichert werden.

• ein geschütztes Benutzerkonto
• Geräteverschlüsselung
• ein vertrauenswürdiger Cloud-Dienst mit Zwei-Faktor-Authentisierung
• ein Passwortmanager für Zugangsdaten
• eine separate externe Sicherungskopie

Das BSI empfiehlt regelmäßige Backups und nennt sowohl externe Speichermedien als auch verschlüsselte Cloud-Sicherungen als mögliche Lösungen. Externe Sicherungsmedien sollten nur angeschlossen werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Weitere Hinweise findet ihr beim BSI zur Datensicherung.

Eine praxistaugliche Lösung besteht aus:

• der Arbeitskopie auf eurem Computer oder Netzwerkspeicher,
• einer verschlüsselten Cloud-Kopie und
• einer zusätzlichen externen Festplatte an einem getrennten Ort.

Testet gelegentlich, ob ihr einzelne Dateien aus der Sicherung wiederherstellen könnt. Eine Sicherung, die sich nicht öffnen lässt, hilft euch im Ernstfall nicht.

Wie lange solltet ihr die Bauunterlagen aufbewahren?

Für Bauunterlagen gibt es keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Die Dauer hängt von Dokumentart, Vertrag, Förderprogramm und Verwendungszweck ab.

Dauerhaft beziehungsweise während der gesamten Besitzdauer aufbewahren

• Baugenehmigung und behördliche Nachweise
• Bestandspläne, Statik und Werkplanung
• Bauvertrag, Leistungsbeschreibung und Nachträge
• Abnahmeprotokoll und zentrale Mängelunterlagen
• energetische Berechnungen und technische Gebäudedokumentation
• Unterlagen zu dauerhaft eingebauten Anlagen und Bauteilen

Mindestens bis zum Ende aller Ansprüche aufbewahren

• Mängelanzeigen und Schriftverkehr
• Fotos, Gutachten und Nachweise über Nachbesserungen
• Garantieurkunden und Wartungsnachweise
• Rechnungen und Zahlungsbelege zu betroffenen Bauteilen

Nach Programm- und Vertragsbedingungen aufbewahren

• Förderunterlagen und technische Nachweise
• Versicherungsunterlagen
• steuerlich relevante Rechnungen
• Dokumente mit besonderen vertraglichen Aufbewahrungspflichten

Die sicherste Faustregel lautet: Dokumente, die Bauweise, Genehmigung, Technik, Kosten oder Zustand des Hauses belegen, solltet ihr während der gesamten Besitzdauer behalten und bei einem Verkauf geordnet weitergeben.

Checkliste: Diese Unterlagen solltet ihr spätestens zur Hausübergabe besitzen

Verträge und Recht
☐ Bauvertrag und Bauleistungsbeschreibung
☐ Bemusterung und sämtliche Nachträge
☐ Abnahme- und Übergabeprotokoll
☐ Mängelliste und Erledigungsnachweise
☐ Genehmigungen und behördliche Bescheinigungen

Planung und Ausführung
☐ finale Grundrisse, Schnitte und Ansichten
☐ Bestands- beziehungsweise Revisionspläne
☐ Elektro-, Sanitär-, Heizungs- und Lüftungspläne
☐ Wandverstärkungs- und Leitungspläne
☐ Fotos verdeckter Bauteile

Energie und Haustechnik
☐ Energieausweis und GEG-Nachweis
☐ Blower-Door- und weitere Prüfprotokolle
☐ Heizlastberechnung und hydraulischer Abgleich
☐ Inbetriebnahme- und Einregulierungsprotokolle
☐ Unterlagen zu Photovoltaik, Speicher und Wallbox

Betrieb des Hauses
☐ Bedienungsanleitungen
☐ Garantie- und Wartungsunterlagen
☐ Hersteller-, Typen- und Seriennummern
☐ Material- und Farblisten
☐ Ersatzteile und Lagerort

Digitales
☐ Administratorzugänge
☐ Lizenz- und Wiederherstellungscodes
☐ Smart-Home-Projektdateien
☐ gesicherte Dokumentenkopie
☐ separates Backup

Mit einem vollständigen Hausordner langfristig Zeit und Kosten sparen

Die Dokumentenübergabe wirkt kurz vor dem Einzug schnell wie eine Nebensache. Tatsächlich entscheidet sie darüber, wie gut ihr euer Haus später betreiben, warten, verändern und im Schadensfall dokumentieren könnt.

Fordert eure Unterlagen deshalb strukturiert und rechtzeitig an. Achtet darauf, dass nicht nur Entwürfe, sondern finale Bestandspläne, Prüfprotokolle, Einstellungen und Administratorzugänge vorliegen.

Ein guter digitaler Hausordner wächst anschließend mit eurem Zuhause. Ergänzt Wartungen, Reparaturen, neue Geräte und Umbauten fortlaufend. So verfügt ihr auch nach vielen Jahren noch über eine verlässliche Gebäudeakte – und müsst wichtige Informationen nicht mühsam zusammensuchen.