In einem vom Bauleiter oder dem zuständigen Architekten geführten Bautagebuch werden die Fertigstellung unterschiedlicher Bauphasen- und Abschnitte sowie eventuell aufgetretene Mängel schriftlich festgehalten und möglichst genau dokumentiert. Das Führen eines Bautagebuchs erfordert also ein entsprechendes Fachwissen und muss regelmäßig, meist täglich, aktualisiert und ergänzt werden. Denn nur so lassen sich eventuelle Baumängel frühzeitig erkennen und beheben sowie nachträglich die dafür Verantwortlichen ermitteln.
Wesentliche, in einem Bautagebuch festgehaltenen Faktoren müssen stets mit Datum aufgelistet werden. So können Angaben zur Immobilie, zum Wetter, zur Anzahl und Art der Arbeiter und Hilfsarbeiter, zum Baufortschritt, der Nutzung und dem Zustand wichtiger Geräte sowie Schäden und Mängeln gemacht werden. Neben den schriftlichen Eintragungen gehören auch Fotos von verschiedenen Bauabschnitten wie beispielsweise Fußbodenheizungen, elektrischen Leitungen und ähnlichen Abschnitten in ein Bautagebuch, da diese nach der Fertigstellung des Gebäudes nicht mehr zu sehen sind.
Gesprächs- und Abnahme-Protokolle, Namen und Unterschriften von Beteiligten sowie wichtige Dokumente über bestimmte Bauphasen sind in einem korrekt geführten Bautagebuch ebenfalls zu finden.
Der zuständige Bauleiter oder gegebenenfalls der Architekt, sofern diesem die Verantwortung über die Bauleitung übertragen wurde, ist zum Führen eines Bautagebuches verpflichtet. Der Einfachheit halber gibt es für ein Bautagebuch entsprechende Vorlagen als PDF oder App, was für den Bauleiter eine wesentliche Arbeits- und Zeitersparnis bedeutet.